Kế toán thuế US được xem là yếu tố quan trọng và cốt lõi đối với bất kỳ doanh nghiệp Việt nào đang và đã đăng ký LLC. Bất kể bạn kinh doanh trên các nền tảng thương mại điện tử Hoa Kỳ nào như Amazon, Etsy hay Shopify thì bạn cũng phải tuân thủ các quy định về thuế Mỹ. Chính vì vậy việc trang bị các kiến thức nền tảng về thuế là điều bắt buộc. Cùng TAG điểm danh 3 lưu ý trọng liên quan đến kế toán thuế Mỹ và trả lời câu hỏi có nên sử dụng dịch vụ CPA cho mỗi kỳ kế toán không.
Lưu ý 1: Các loại thuế Mỹ mà Seller có LLC cần biết
Thuế Bán hàng (Sales Tax)
Sales Tax là thuế do người tiêu dùng cuối cùng chi trả, được tính dựa trên phần trăm giá bán của sản phẩm hoặc dịch vụ. Doanh nghiệp có vai trò thu hộ loại thuế này từ khách hàng và nộp lại cho chính quyền tiểu bang và địa phương nơi phát sinh giao dịch.
Khi nào cần thu Sales Tax: Bạn chỉ cần thu và nộp Sales Tax ở những tiểu bang mà doanh nghiệp của bạn có “Nexus”. Nexus là mối liên hệ kinh tế đủ lớn giữa doanh nghiệp của bạn và một tiểu bang. Nexus có thể được tạo ra theo hai cách chính:
- Physical Nexus (Nexus hữu hình): Khi bạn có sự hiện diện vật lý tại một tiểu bang, ví dụ như văn phòng, nhân viên, hoặc quan trọng nhất đối với seller Amazon FBA là hàng tồn kho được lưu trữ trong các kho hàng của Amazon tại bang đó
- Economic Nexus (Nexus kinh tế): Khi doanh số bán hàng hoặc số lượng giao dịch của bạn vào một tiểu bang vượt qua một ngưỡng nhất định trong một năm (ví dụ, 200 giao dịch hoặc 100,000 USD doanh thu) và ngưỡng này cũng sẽ có sự khác nhau giữa các tiểu bang
Lưu ý cho Amazon Seller: Hầu hết các tiểu bang hiện nay đều có luật “Marketplace Facilitator”, yêu cầu các sàn thương mại điện tử như Amazon phải tự động thu và nộp Sales Tax thay cho các nhà bán hàng bên thứ ba. Tuy nhiên, bạn vẫn cần đăng ký giấy phép Sales Tax ở các bang có Nexus để đảm bảo tuân thủ đầy đủ.
Vì dụ:
Công ty “Vietnam Goods LLC”, do một Seller Việt Nam sở hữu, đăng ký tại Wyoming và bán đồ thủ công mỹ nghệ trên Amazon. Hàng hóa được lưu tại các kho FBA của Amazon ở Texas và California. Trong năm tài chính, công ty đạt doanh thu 200,000 USD tại Texas và 600,000 USD tại California.
Như vậy:
- Tại Texas: Do có hàng lưu kho FBA (Physical Nexus) và vượt ngưỡng doanh thu của bang (Economic Nexus), Vietnam Goods LLC bắt buộc phải đăng ký giấy phép Sales Tax, thu thuế từ khách hàng ở Texas và nộp cho chính quyền bang Texas
- Tại California: Doanh thu 600,000 USD đã vượt ngưỡng Economic Nexus (500,000 USD), do đó công ty cũng phải thực hiện nghĩa vụ Sales Tax tại bang này
Thuế Thu nhập (Income Tax)
Income Tax là thuế đánh trên lợi nhuận của doanh nghiệp (Doanh thu – Chi phí hợp lệ). Đối với một LLC do người nước ngoài sở hữu, việc xác định nghĩa vụ thuế thu nhập phụ thuộc vào việc liệu thu nhập đó có được coi là “Effectively Connected Income” (ECI) hay không. Nói một cách đơn giản, nếu LLC của bạn có hoạt động kinh doanh và thương mại tại Mỹ (U.S. trade or business – USTB), chẳng hạn như bán hàng thường xuyên và liên tục, thì lợi nhuận tạo ra được xem là ECI và phải chịu thuế thu nhập liên bang Mỹ.
Hầu hết các Seller bán hàng trên Amazon, Shopify đều được xem là có USTB. Thuế thu nhập bao gồm hai cấp độ:
- Thuế thu nhập liên bang: Do IRS quản lý và áp dụng trên toàn nước Mỹ.
- Thuế thu nhập tiểu bang: Một số tiểu bang cũng áp thuế thu nhập riêng, tuy nhiên các bang phổ biến để thành lập LLC cho người nước ngoài như Wyoming, Delaware, Nevada không có thuế thu nhập tiểu bang.
Việc hiểu rõ các chi phí nào được khấu trừ là vô cùng quan trọng trong kế toán thuế US để giảm thiểu số thuế phải nộp. Các chi phí hợp lệ bao gồm: giá vốn hàng bán (COGS), chi phí quảng cáo, phí vận chuyển, phí phần mềm, lương nhân viên (nếu có), v.v.
Tìm hiểu ngay thủ tục thành lập LLC Mỹ chính xác nhất
Lưu ý 2: Nắm vững các tờ khai bắt buộc và thời hạn khai thuế
Form 1120 & Form 547
Đối với một LLC có chủ sở hữu duy nhất là người nước ngoài (foreign-owned single-member LLC), theo quy định của IRS thì sẽ được xem như một “Disregarded Entity”. Tuy nhiên, để thực hiện nghĩa vụ báo cáo thông tin, LLC này phải được coi như một “Corporation” và nộp bộ đôi tờ khai sau:
- Form 1120 (U.S. Corporation Income Tax Return): Tờ khai thuế thu nhập cho công ty. Trên tờ khai này, lợi nhuận của LLC sẽ được tính toán và số thuế thu nhập liên bang (nếu có) sẽ được xác định.
- Form 5472 (Information Return of a 25% Foreign-Owned U.S. Corporation): Tờ khai báo cáo thông tin giao dịch giữa LLC tại Mỹ và chủ sở hữu người nước ngoài. Đây là tờ khai mang tính chất thông tin, không phải tờ khai thuế, nhưng lại có mức phạt cực kỳ nặng nếu không nộp hoặc nộp muộn (tối thiểu là 25,000 USD).
Thời hạn nộp hồ sơ kế toán thuế US là trước ngày 15 tháng 4 hàng năm cho năm tài chính trước đó. Có thể xin gia hạn đến ngày 15 tháng 10.
Vậy nếu không có doanh thu/lỗ thì có cần khai thuế không?
CÂU TRẢ LỜI LÀ CÓ. Chỉ cần công ty LLC của bạn còn tồn tại, bạn BẮT BUỘC phải nộp hồ sơ khai thuế (Form 1120 & 5472) cho IRS mỗi năm, bất kể công ty có hoạt động hay không, có doanh thu hay không, hay đang thua lỗ. Việc không nộp hồ sơ khi không có doanh thu vẫn sẽ bị phạt cho lỗi không nộp Form 5472.
Form 1040-NR
Trong hầu hết các trường hợp, lợi nhuận của LLC sẽ được khai trên Form 1120. Tuy nhiên, nếu chủ sở hữu LLC rút tiền từ công ty dưới dạng lương hoặc các khoản phân phối nhất định, có thể cần phải khai thêm Form 1040-NR. Việc này khá phức tạp và cần sự tư vấn của một CPA (Kế toán viên công chứng) chuyên nghiệp.
Lưu ý 3: Duy trì sổ sách kế toán (Bookkeeping)
Bookkeeping là quá trình ghi chép, phân loại và tổng hợp tất cả các giao dịch tài chính của doanh nghiệp một cách có hệ thống. Nhiều Seller thường bỏ qua bước này và chỉ tổng hợp 1 lần vào dịp cuối năm dẫn đến sai sót hoặc bỏ lỡ các chi phí được khấu trừ và khiến quá trình kê khai và làm kế toán thuế US trở nên khó khăn.
Việc duy trì bookkeeping cẩn thận trong suốt cả năm mang lại nhiều lợi ích cho kỳ kế toán thuế US:
- Cơ sở để khai thuế chính xác: Cung cấp số liệu đầu vào đáng tin cậy cho việc lập các tờ khai thuế, đảm bảo bạn khai đúng lợi nhuận và nộp đúng số thuế phải trả.
- Tối ưu hóa chi phí thuế: Giúp theo dõi và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi phí hợp lệ nào có thể được khấu trừ.
- Đánh giá sức khỏe tài chính: Cung cấp cái nhìn rõ ràng về dòng tiền, lợi nhuận, giúp đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
- Sẵn sàng cho kiểm toán (Audit): Trong trường hợp bị IRS yêu cầu kiểm toán, một bộ sổ sách sạch sẽ, đầy đủ chứng từ là bằng chứng vững chắc nhất để bảo vệ doanh nghiệp.
Ví dụ trong kỳ kế toán thuế Mỹ cuối năm, Vietnam Goods LLC cần chuẩn bị cho việc khai thuế. Nhờ thực hiện bookkeeping hàng tháng, họ có đầy đủ số liệu để làm kế toán thuế US:
- Tổng doanh thu từ Amazon: 800,000 USD
- Giá vốn hàng bán (chi phí sản xuất): 300,000 USD
- Chi phí quảng cáo (Amazon PPC): 100,000 USD
- Phí FBA và phí giới thiệu của Amazon: 120,000 USD
- Chi phí phần mềm (Helium10/SellerSprite, Keepa): 1,200 USD
- Chi phí vận chuyển từ Việt Nam sang Mỹ: 30,000 USD
Dựa trên sổ sách này, CPA có thể dễ dàng tính toán lợi nhuận chịu thuế của công ty là: 800,000 – 300,000 – 100,000 – 120,000 – 1,200 – 30,000 = 248,800 USD. Con số này sẽ được đưa vào Form 1120.
Tại sao cần sử dụng dịch vụ kế toán thuế CPA
Đối với một Seller Việt, việc tự mình xử lý kế toán thuế US là cực kỳ rủi ro vì:
- Hệ thống thuế phức tạp – luật thuế US thay đổi liên tục
- Rào cản ngôn ngữ và văn hóa
- Mất thời gian và công sức
- Rủi ro sai sót và bị phạt
Chính vì vậy, CPA là giải pháp tối ưu được cá nhà bán hàng Việt Nam lựa chọn. Tuy nhiên Sellers cần lưu ý lựa chọn đơn vị uy tín và có kinh nghiệm để tránh trường hợp:
- Khai báo sai, trễ deadline
- Cung cấp thông tin thiếu sót cho CPA
Chi phí cho kế toán thuế US là bao nhiêu?
Mức phí trên thị trường có thể thay đổi tùy vào độ phức tạp của giao dịch và uy tín của đơn vị cung cấp. Dưới đây là khoảng giá tham khảo để Seller dự trù:
- Phí khai thuế cuối năm (cho bộ Form 1120 & 5472): $500 – $1,500+
- Phí dịch vụ ghi chép sổ sách (Bookkeeping) hàng tháng/quý: $100 – $500+ (nếu bạn không tự làm)
Kết luận
Nhiệm vụ kế toán thuế US không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý, mà còn là một công cụ quản trị tài chính thông minh, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tự tin mở rộng quy mô. Hãy đảm bảo quá trình này được thực hiện một cách chuyên nghiệp, chính xác và giảm thiểu mọi rủi ro.
Tại TAG, chúng tôi cung cấp dịch vụ kế toán thuế US toàn diện, được thực hiện bởi các chuyên gia am hiểu đặc thù kinh doanh của Seller Việt Nam. Với hơn 7 năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ tư vấn thuế và tuân thủ thuế cho khách hàng trong nhiều ngành công nghiệp, chúng tôi hỗ trợ bạn:
- Dịch vụ kế toán thuế toàn diện
- Tư vấn và cập nhật chính sách thuế mới nhất
- Dịch vụ bookkeeping
- Tổ chức lớp học Bookkepper (Giới hạn)
Liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp kế toán thuế US tốt nhất: 077 88 66 572
TAG – Giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp bán hàng thành công trên sàn TMDT quốc tế
- Website: https://www.dichvuamazon.com/ & https://tag.info.vn/
- Tham gia cộng đồng chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm TAG: https://www.facebook.com/groups/kinhdoanhamazonthucchien
